Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Magdalena Szczabel, ul. Wygonowa 51/2A, 45-402 Opole, e-mail: magdalenaszczabel@gmail.com, telefon: +48 502 908 813.

W sprawach dotyczących danych osobowych możecie skontaktować się z Administratorem mailowo albo telefonicznie.

2. Jakie dane przetwarzam

Przetwarzam dane, które podajecie dobrowolnie w formularzu, wiadomości e-mail, rozmowie telefonicznej albo SMS-ie, a także dane techniczne powstające podczas korzystania ze strony.

• Imię, nazwisko lub dane osoby kontaktowej.
• Adres e-mail i numer telefonu.
• Datę Uroczystości i miejscowość Uroczystości.
• Informacje o charakterze ślubu, miejscu ceremonii, repertuarze, organiście, dodatkowych muzykach i potrzebach organizacyjnych.
• Treść wiadomości, historię korespondencji oraz informacje potrzebne do przygotowania wyceny i rezerwacji terminu.
• Dane rozliczeniowe i płatnicze, jeżeli dochodzi do rezerwacji i realizacji usługi, w tym informacje potrzebne do obsługi płatności przez BLIK albo zwykły przelew.
• Dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, adres odwiedzanej strony, źródło wejścia, przybliżona lokalizacja i zdarzenia na stronie, jeżeli są przetwarzane przez narzędzia analityczne lub marketingowe.
• Anonimową historię rozmowy z czatem AI, obejmującą pytanie, odpowiedź, temat rozmowy, status odpowiedzi, identyfikator sesji oraz informacje o zużyciu tokenów. W czacie nie należy wpisywać telefonu, adresu e-mail ani innych danych osobowych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Obsługa zapytania, sprawdzenie dostępności terminu, przygotowanie odpowiedzi i wyceny - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania przed zawarciem umowy.
• Rezerwacja terminu, ustalenie repertuaru, realizacja oprawy muzycznej, kontakt organizacyjny e-mailem i SMS-em oraz przypomnienia o płatności - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy.
• Wypełnienie obowiązków podatkowych, rachunkowych i prawnych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zabezpieczenie korespondencji, ochrona strony przed nadużyciami i spamem - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes.
• Pomiar działania strony przy użyciu Vercel Analytics, jeżeli narzędzie jest aktywne - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy pomiar ma charakter zagregowany i nie służy profilowaniu konkretnej osoby.
• Google Analytics, Meta Pixel i TikTok Pixel, jeżeli zostaną uruchomione - art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na przechowywanie informacji w urządzeniu lub dostęp do takich informacji zgodnie z przepisami o komunikacji elektronicznej.
• Obsługa czatu AI, udzielanie odpowiedzi na pytania o ofertę oraz analiza jakości odpowiedzi - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na ułatwieniu kontaktu i poprawie działania strony.

4. Formularz, e-mail i SMS

Formularz służy do wysłania zapytania o rezerwację terminu. Telefon i e-mail są wymagane, ponieważ odpowiedź może zostać wysłana e-mailem albo SMS-em. Kontakt obejmuje sprawy związane z organizacją oprawy muzycznej ślubu, w tym obsługę zapytania, potwierdzenie terminu, ustalenie repertuaru i przypomnienia organizacyjne.

Do wysyłki wiadomości e-mail może być wykorzystywany Resend, a do wysyłki SMS-ów SMSAPI. Dostawcy ci przetwarzają dane jako podmioty wspierające obsługę komunikacji.

5. Czat AI

Na stronie może działać czat AI, który odpowiada na pytania o ofertę, cennik, repertuar, zaliczkę, rezerwację i sprawy organizacyjne. Czat nie służy do rezerwowania terminu ani do podawania danych kontaktowych. Jeżeli wpiszecie w czacie telefon albo adres e-mail, system może je zamaskować i odesłać Was do formularza rezerwacyjnego.

Treść pytania może zostać wysłana do GroqCloud w celu wygenerowania odpowiedzi. Anonimowa historia rozmów może być zapisywana w Neon Postgres, aby sprawdzać, jakie pytania pojawiają się najczęściej i czy odpowiedzi są poprawne.

6. Cookies i podobne technologie

Strona może korzystać z plików cookies i podobnych technologii. Część z nich jest potrzebna do prawidłowego działania strony, bezpieczeństwa i obsługi formularza. Narzędzia analityczne lub marketingowe, które nie są niezbędne, są używane po uzyskaniu zgody, jeżeli wymagają tego przepisy.

• Vercel Analytics może mierzyć ruch na stronie w sposób zagregowany, bez używania zewnętrznych cookies reklamowych.
• Google Analytics może przetwarzać informacje o urządzeniu, przeglądarce, działaniach na stronie i źródle wejścia w celu tworzenia statystyk.
• Meta Pixel i TikTok Pixel mogą mierzyć zdarzenia na stronie, skuteczność reklam i konwersje, jeżeli zostaną uruchomione i wyrazicie na to zgodę.
• Widget opinii oraz narzędzia mapowe lub techniczne mogą przetwarzać dane techniczne potrzebne do wyświetlenia ich treści.
• Cloudflare Turnstile może być używany do ochrony formularza i czatu przed spamem oraz automatycznymi nadużyciami.

Zgodę na cookies można wycofać przez ustawienia banera cookies, jeżeli jest dostępny, lub przez ustawienia przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

7. Odbiorcy danych i dostawcy narzędzi

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi strony, komunikacji, rezerwacji, realizacji usługi, rozliczeń i dochodzenia praw.

• Vercel - hosting strony i analityka strony.
• Resend - techniczna wysyłka wiadomości e-mail.
• SMSAPI / LINK Mobility Poland - techniczna wysyłka SMS.
• Google - Google Analytics, jeżeli narzędzie jest aktywne.
• Meta - Meta Pixel, jeżeli narzędzie jest aktywne po zgodzie.
• TikTok - TikTok Pixel, jeżeli narzędzie jest aktywne po zgodzie.
• Easy Tools lub inny dostawca widgetu opinii - wyświetlanie opinii na stronie.
• GroqCloud - techniczna obsługa odpowiedzi czatu AI, jeżeli czat jest aktywny.
• Neon - przechowywanie anonimowych logów rozmów z czatem AI, jeżeli baza danych jest skonfigurowana.
• Upstash - techniczna obsługa limitów zapytań, jeżeli rate limiting jest skonfigurowany.
• Cloudflare Turnstile - ochrona formularza i czatu przed spamem oraz nadużyciami.
• Dostawcy usług księgowych, prawnych, bankowych i technicznych, jeżeli jest to potrzebne do obsługi usługi lub obowiązków prawnych.
• Organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy narzędzi, w szczególności związani z hostingiem, analityką, e-mailem, czatem AI, bazą danych i pikselami marketingowymi, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku dane są przekazywane na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak decyzja o adekwatności, standardowe klauzule umowne albo inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

9. Jak długo przechowuję dane

• Dane z zapytań, które nie zakończyły się rezerwacją, są przechowywane do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do obrony przed roszczeniami.
• Dane związane z rezerwacją i wykonaniem usługi są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty księgowe i rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do momentu jej wycofania, a następnie przez czas potrzebny do wykazania prawidłowości rozliczeń i obsługi zgody.
• Dane analityczne są przechowywane zgodnie z ustawieniami i politykami dostawców narzędzi.
• Anonimowe rozmowy z czatem AI są przechowywane do 12 miesięcy od daty rozmowy, aby oceniać jakość odpowiedzi i poprawiać bazę wiedzy.

10. Wasze prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Wam prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych.
• Prawo sprostowania danych.
• Prawo usunięcia danych.
• Prawo ograniczenia przetwarzania.
• Prawo przenoszenia danych.
• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Prawo wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
• Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z praw, napiszcie na adres: magdalenaszczabel@gmail.com.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale telefon, e-mail, data Uroczystości, miejscowość Uroczystości i informacje opisane w formularzu są potrzebne do obsługi zapytania, sprawdzenia terminu i przygotowania odpowiedzi. Bez tych danych wysłanie zapytania lub realizacja rezerwacji mogą nie być możliwe.

12. Zautomatyzowane decyzje

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących wobec Was skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Narzędzia analityczne i marketingowe mogą pomagać w mierzeniu skuteczności strony lub reklam, a czat AI może automatycznie odpowiadać na pytania o ofertę, ale nie zastępuje indywidualnej obsługi zapytania ani rezerwacji terminu.

13. Zmiany dokumentu

Polityka Prywatności może zostać zaktualizowana, jeżeli zmienią się przepisy, zakres usług, funkcje strony albo używane narzędzia. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na tej stronie.